INTRODUCTIE EN WERKINGSSFEER
Dit is de privacyverklaring van Activ Vastgoed B.V. (Activ). Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle personen die contact hebben met Activ met uitzondering van haar werknemers. Meer concreet betekent dit dat deze Privacyverklaring van toepassing is op:
• klanten, bezoekers, sollicitanten, opdrachtgevers, opdrachtnemers (waaronder zzp-ers en leveranciers voor zover natuurlijke personen) en andere relaties van Activ;
• bezoekers van de websites van Activ.nl, of een aan deze domeinnaam gelieerde domeinnaam.
Al deze personen gezamenlijk worden hierna aangeduid met ‘u’ en ‘uw’. De woorden ‘wij’ en ‘ons’ verwijzen naar Activ. In hoofdstuk 1 is een aantal begrippen uitgelegd. Die begrippen zijn in de Privacyverklaring met een hoofdletter aangeduid.
Wij vinden het erg belangrijk dat er zorgvuldig wordt omgegaan met uw Persoonsgegevens. We nemen vanzelfsprekend alle wettelijke regels, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’), in acht en beveiligen uw Persoonsgegevens zorgvuldig en adequaat.
We vragen u om deze Privacyverklaring aandachtig te lezen. Voor de leesbaarheid hebben wij de Privacyverklaring in hoofdstukken ingedeeld. U treft hierna de inhoudsopgave aan.
Deze Privacyverklaring is laatstelijk gewijzigd op en geldt vanaf 22 november 2024.
INHOUDSOPGAVE
1. BEGRIPPENLIJST
2. DEZE PERSOONSGEGEVENS KUNNEN WIJ VAN U VERWERKEN
3. WAAROM VERWERKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?
4. OP DEZE GRONDEN VERWERKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS
5. DELEN VAN PERSOONSGEGEVENS MET DERDEN
6. DELEN VAN PERSOONSGEGEVENS BUITEN EUROPESE ECONOMISCHE RUIMTE
7. BEVEILIGING
8. BEWAARTERMIJNEN
9. UW RECHTEN
10. CONTACTGEGEVENS / VRAGEN / KLACHTEN / OPMERKINGEN
11. WIJZIGINGEN
1. BEGRIPPENLIJST
Betrokkene: degene op wie de Persoonsgegevens die worden verwerkt betrekking hebben. Met andere woorden: de persoon van wie persoonlijke informatie wordt verwerkt.
Derden:
(rechts)personen die geen Betrokkene of onderdeel zijn van Activ, zoals: (rechts)personen met wie Activ op basis van een overeenkomst Persoonsgegevens deelt. Deze Derden kunnen verwerkers of mede Verwerkingsverantwoordelijke zijn.
Persoonsgegevens: alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare persoon. Met andere woorden: alle informatie die identificeert of gebruikt kan worden om de Betrokkene te identificeren.
Verwerken:
alles wat met Persoonsgegevens kan worden gedaan, zoals het verzamelen, vastleggen, opslaan, wijzigen, opvragen, gebruiken, verspreiden en vernietigen.
Verwerkingsverantwoordelijke:
degene die voor een bepaald doel gegevens van Betrokkenen verwerkt. In deze Privacyverklaring is dit Activ.
2. DEZE PERSOONSGEGEVENS KUNNEN WIJ VAN U VERWERKEN
Hieronder lichten we toe welke Persoonsgegevens Activ van u kan verwerken.
Gegevens die door u zelf zijn verstrekt, zoals:
• uw contactgegevens (naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer);
• uw geslachtgegevens en geboortedatum;
• gegevens na een telefoongesprek met u;
• gegevens uit een e-mail van u;
• betalingsgegevens;
• gegevens uit uw cv/gegevens over arbeidsverleden.
Gegevens die we hebben ontvangen via onze websites, nieuwsbrieven en e-mails:
• informatie over met welk apparaat u onze website heeft bezocht;
• uw surfgedrag op de website, zoals:
o welke gegevens/webpagina’s u van ons heeft bekeken;
o de wijze waarop u door de website navigeert;
o of u een nieuwsbrief of e-mail opent en op welke onderdelen daarvan u klikt;
o de data en tijdstippen van uw bezoek aan onze website;
• het besturingssysteem dat u gebruikt;
• uw browsertype en IP-adres;
• uw internetprovider;
• het internetadres van de website waarmee wordt doorgelinkt;
• de geolocatie;
• de gegevens die u van de website heeft gedownload;
• de gegevens die we van u hebben ontvangen via het contactformulier of anderszins.
Gegevens die we hebben ontvangen vanuit andere bronnen, zoals door:
• gegevens die via openbare bronnen beschikbaar zijn en door u kennelijk openbaar zijn gemaakt, zoals op sociale media en zakelijke websites;
• gegevens uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en uit het Kadaster.
3. WAAROM VERWERKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?
Wij gebruiken uw Persoonsgegevens voor de volgende doelen:
• om uw identiteit na te gaan;
• om (de veiligheid van) onze dienstverlening te verbeteren, onder andere door het uitvoeren van controles;
• om u op de hoogte te brengen van nieuws, ontwikkelingen, diensten en producten van Activ;
• om onze diensten te kunnen evalueren, te onderzoeken en te ontwikkelen;
• om u te benaderen voor nieuwsbrieven, indien u zich daarvoor heeft aangemeld;
• voor interne kwaliteitsdoeleinden;
• om onze websites te beheren, te beveiligen, aan te passen en te verbeteren;
• voor marketing/commerciële doeleinden;
• voor werving en selectie;
• om aan een wettelijke verplichting te voldoen die op Activ rust;
• om met u contact te kunnen hebben en te reageren op de door u gestelde vragen;
• voor de afhandeling van uw aanvraag tot informatie en ter behandeling van klachten;
• om diefstal, misbruik, vernieling of ander crimineel gedrag te voorkomen;
• voor onderwijsdoelen;
• om tevredenheidonderzoeken te kunnen uitvoeren.
4. OP DEZE GRONDEN VERWERKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS
Om Persoonsgegevens te mogen gebruiken hebben wij een grondslag uit de AVG nodig.
Wij gebruiken de volgende gronden:
• u heeft aan Activ uitdrukkelijk toestemming gegeven;
• het gebruik is nodig om een overeenkomst met u uit te voeren of aan te gaan;
• het gebruik is nodig om aan een wettelijke verplichting te voldoen;
• in noodsituaties: het gebruik is nodig om een vitaal belang van u of van een ander te beschermen;
• wij hebben een gerechtvaardigd belang voor het gebruik, tenzij uw belang of het belang van een Derde op privacy zwaarder weegt.
Activ kan zich op de volgende gerechtvaardigde belangen beroepen:
• het beschermen van uw veiligheid;
• het beschermen van de veiligheid van klanten en/of anderen, de gebouwen en eigendommen van Activ;
• voor kwaliteits- en trainingsdoeleinden;
• het bevorderen van het IT-beheer en de beveiliging te verbeteren;
• de diensten en de inhoud van onze websites te analyseren en te verbeteren;
• onze diensten te leveren, verbeteren, aanpassen, ondersteunen, onderzoeken en analyseren;
• het bevorderen van de kwaliteit en veiligheid van onze dienstverlening;
• communiceren met u en andere relaties van Activ;
• het voorkomen en tegengaan van fraude, niet-geautoriseerd gebruik, en schendingen van onze voorwaarden en beleidsregels of andere schadelijke of illegale activiteiten.
5. DELEN VAN PERSOONSGEGEVENS MET DERDEN
Wij delen uw Persoonsgegevens alleen met Derden als dit nodig is omdat Derden in opdracht van werkzaamheden uitvoeren en alleen voor de doelen die in deze Privacyverklaring zijn beschreven. Indien een Derde wordt ingeschakeld, dan zorgt Activ ervoor dat deze Derde hetzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid hanteert als het niveau dat door ons wordt aangehouden.
Van de volgende categorieën van opdrachtnemers kan Activ gebruik maken:
• IT-beheer;
• websitebeheer;
• websitehosting;
• e-mailcommunicatie.
Activ blijft verantwoordelijk voor de verwerking van uw Persoonsgegevens. Activ sluit overeenkomsten met Derden om ervoor te zorgen dat uw Persoonsgegevens goed worden beveiligd.
Activ kan door een fusie, overname of verkoop van (een deel van) haar organisatie uw Persoonsgegevens delen met een Derde, zoals met een mogelijke koper of verkoper. Uiteraard zullen wij u hierover informeren via e-mail en/of een duidelijk zichtbare mededeling op onze website en u informeren over uw rechten in deze situatie.
6. DELEN VAN PERSOONSGEGEVENS BUITEN EUROPESE ECONOMISCHE RUIMTE
Het kan soms nodig zijn uw Persoonsgegevens door te geven aan Derden die buiten de Europese Economische Ruimte (‘EER’) zijn gevestigd. In overeenstemming met de AVG zal Activ uw Persoonsgegevens alleen doorgeven aan landen buiten de EER:
1. als de Europese Commissie heeft besloten dat het derde land een passend beschermingsniveau waarborgt; of
2. indien passende waarborgen worden geboden en u afdwingbare rechten heeft en over goede rechtsmiddelen beschikt; of
3. de doorgifte noodzakelijk is voor de uitvoering van uw overeenkomst met Activ; of
4. indien u uitdrukkelijk met de doorgifte heeft ingestemd, na te zijn ingelicht over de risico’s die de doorgifte met zich brengt; of
5. indien de doorgifte noodzakelijk is wegens gewichtige redenen van algemeen belang; of
6. indien de doorgifte incidenteel en noodzakelijk is voor dwingende belangen van Activ en Activ passende waarborgen heeft genomen en de Autoriteit Persoonsgegevens hierover heeft ingelicht.
In situaties waarin Activ uw Persoonsgegevens buiten de EER doorgeeft, nemen wij maatregelen om ervoor te zorgen dat uw Persoonsgegevens goed beschermd blijven, bijvoorbeeld door het sluiten van een voor dat doel door de Europese Commissie opgesteld en goedgekeurd modelcontract en toetsen of nog aanvullende maatregelen nodig zijn om een passend beschermingsniveau van uw persoonsgegevens te waarborgen.
7. BEVEILIGING
Activ neemt de bescherming en beveiliging van uw Persoonsgegevens zeer serieus en treft doorlopend maatregelen om uw Persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik.
8. BEWAARTERMIJNEN
Activ bewaart Persoonsgegevens nooit langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking. Activ bewaart uw Persoonsgegevens zo lang als wij dat nodig achten om diensten te kunnen verlenen, u in staat te stellen om de website te gebruiken, toepasselijke wetgeving na te leven, geschillen met partijen op te lossen en anderszins voor zover dat nodig is om ons in staat te stellen onze bedrijfsactiviteiten uit te voeren.
Activ bewaart uw Persoonsgegevens in ieder geval voor de periode dat u een overeenkomst met Activ heeft. Voor sommige Persoonsgegevens gelden wettelijke bewaartermijnen. Activ neemt deze wettelijke bewaartermijnen volledig in acht.
9. UW RECHTEN
Als uw Persoonsgegevens worden verwerkt, dan heeft u een aantal rechten, die zijn hieronder uiteen gezet. U kunt deze rechten uitoefenen door uw verzoek schriftelijk in te dienen en te richten aan Activ of door een e-mail te sturen aan: info@activ.nl. Activ controleert uw identiteit voordat aan uw verzoek kan worden voldaan.
Activ zal zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen een maand, op uw verzoek inhoudelijk reageren. Uw verzoeken worden in beginsel elektronisch behandeld, tenzij dat niet mogelijk is of u anders verzoekt. Voor de behandeling van uw voornoemde verzoeken brengt Activ u geen kosten in rekening, tenzij uw verzoeken buitensporig zijn.
1. Inzage Persoonsgegevens
U kunt ons op elk gewenst moment verzoeken aan te geven welke (categorieën van) Persoonsgegevens Activ van u verwerkt, voor welke doeleinden dat gebeurt, van welke bron de Persoonsgegevens komen en welke bewaartermijnen er worden gehanteerd.
2. Wijzigen Persoonsgegevens
U kunt op elk gewenst moment contact met ons opnemen om uw Persoonsgegevens aan te vullen of te verbeteren. Mocht onverhoopt blijken dat Activ verkeerde Persoonsgegevens van u heeft verwerkt en/of verstrekt aan Derden, dan zal Activ dit meteen verbeteren. Indien Activ uw Persoonsgegevens heeft gewijzigd stelt Activ u hiervan op de hoogte.
3. Verwerking van uw Persoonsgegevens beperken
Indien u het niet eens bent met de inhoud van de Persoonsgegevens die Activ van u bewaart, kunt u in sommige gevallen een verzoek indienen om tijdelijk de verwerking van uw Persoonsgegevens te beperken.
4. Intrekken van toestemming
U kunt daarnaast uw verleende toestemming voor het verwerken van uw Persoonsgegevens. Na ontvangst van uw brief of e-mail zal Activ de verwerking van uw Persoonsgegevens waarvoor u toestemming had verleend direct staken. Het intrekken van uw toestemming heeft echter geen invloed op de verwerkingen die al hebben plaatsgevonden.
5. Recht om Persoonsgegevens over te dragen (recht op dataportabiliteit)
U kunt de Persoonsgegevens die Activ van u bewaart, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm opvragen. Na ontvangst van de Persoonsgegevens staat het u vrij om deze informatie over te dragen.
6. Recht om vergeten te worden
Wanneer u geen gebruik meer wenst te maken van de diensten van Activ, kunt u een verzoek indienen van verwijdering van al uw Persoonsgegevens.
7. Recht van bezwaar
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens die door Activ wordt gebaseerd op de grondslagen ‘gerechtvaardigd belang van Activ of van een derde’ en ‘vervulling van een taak van algemeen belang’. Indien Activ zich op deze grondslagen baseert maakt Activ een belangenafweging ten aanzien van uw privacy. Het recht van bezwaar geeft u de mogelijkheid van Activ te verlangen dat de belangenafweging nogmaals wordt gemaakt.
8. Recht om een klacht in te dienen / juridische procedure te starten
Wij zetten ons ervoor in om samen met u te werken om een eerlijke oplossing te vinden als u een klacht over of probleem hebt met ons gebruik van uw Persoonsgegevens. Als u echter van mening bent dat wij u niet hebben kunnen helpen met uw klacht of probleem, heeft u ook de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een juridische procedure starten. De contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens treft u aan door hier te klikken.
9. CONTACTGEGEVENS
Onze contactgegevens zijn:
Activ Vastgoed B.V.
Jansbuitensingel 20
6811 AD Arnhem
Tel: 085 07 37 990
e-mail: info@activ.nl
Als u vragen, opmerkingen of klachten heeft over de verwerking en/of bescherming van uw Persoonsgegevens door Activ kunt u uiteraard contact opnemen met ons.
10. WIJZIGINGEN
Het kan voorkomen dat onze Privacyverklaring moet worden bijgewerkt. De laatste versie is altijd beschikbaar op onze website. We maken u alle wijzigingen aan de Privacyverklaring bekend via een e-mail en/of een duidelijk zichtbare mededeling op onze website.
***
