Een groot verpleeghuis renoveren terwijl ‘de winkel openblijft’, kan dat wel? Door gedegen voorbereiding en strakke regie loopt het proces soepel en blijven de kosten in de hand, zo laat deze praktijkcase van ZGAO zien.
Het Flevohuis, opgeleverd in 1971, was destijds het grootste bejaardenhuis in Nederland en had – wat uniek was voor die tijd – eigen kamers. De bewoners sliepen niet meer op zaal, tot groot verdriet van sommige oude Amsterdammers die dat veel te stil vonden. Het werd in 1972 officieel geopend door prinses Beatrix. Sindsdien heeft het gebouw veel ontwikkelingen doorgemaakt. In 1997 werd de nieuwbouw in gebruik genomen, die nu aan een renovatie toe is. Daar biedt ZGAO zorg aan 84 bewoners in groepswoningen en zijn 60 tijdelijke verblijven (variërend van een week of twee tot een half jaar) voor revalidatie. Het gebouw heeft een grondige renovatie nodig. Het is immers voor veel ouderen hun laatste huisvesting, die moet ondanks de zorgvraag zo warm en huiselijk mogelijk ingericht worden. Daar is in de verbouwingsplannen nadrukkelijk rekening mee gehouden. Maar de 144 bewoners kunnen niet zomaar op straat worden gezet om ruimte te maken. Dus hoe pak je dat aan?
Ideeën
“We hadden in 2016 een aantal wensen en een aantal uitdagingen”, zegt Sander Datema, manager financiën, vastgoedontwikkeling en ICT van ZGAO. “Zo wilden we de binnentuin meer benutten en de gemeenschappelijke woonkamers voor de groepswoningen meer zichtbaar in de hoeken van het gebouw. Onze kantoren zaten in de beste plekken van het gebouw, gesitueerd aan de binnentuin. Die plekken gaan we nu juist aan onze bewoners beschikbaar stellen. En in de ruimtes voor tijdelijk verblijf moest meer sanitair komen. Bovendien willen we die upgraden naar een meer hotelachtige omgeving.” ZGAO zocht een partij die de zorggroep op weg kon helpen na deze eerste ideeën. Dat moest dus een partij zijn die begreep wat het inhoudt om te verbouwen terwijl het verpleeghuis open blijft. Zo kwam het uit bij Activ Vastgoed, vertelt Datema.
Haalbaarheid
Dirk van Suilichem van Activ is projectmanager van de voorbereiding en directievoerder van de verbouwing. “We hebben de concrete vraag in kaart gebracht en op basis van ZGAO’s wensen een voorstel en stappenplan gemaakt”, legt Van Suilichem uit. “Daarna is een werkgroep gevormd met mensen van ZGAO die het gebouw en de werkwijze goed kenden, architecte Marloes Faber en andere vertegenwoordigers van Activ. De werkgroep had als opdracht een overzicht van alle wensen te maken in combinatie met een haalbaarheidsstudie.” Pas daarna werd er gekeken of er tijd en geld was om het uit te voeren, licht Datema toe. De go of no go volgde later. De werkzaamheden verliepen razendsnel, en waren een feestje om te doen, zo herinnert hij zich. “Die snelheid kwam omdat Marloes alle ideeën ter plekke kon visualiseren. En wij konden lekker aan de slag met plattegronden en overtrekpapieren.” Alles werd doordacht en doorberekend, om niet alsnog teruggefloten te worden als het plan door zou gaan. “Dus hebben we een jurist uit het netwerk van Activ ingezet om te kijken hoe het binnen de omgevingswet zou kunnen passen, aangezien de wensen niet pasten binnen het bestemmingsplan . En we hebben uitgebreid gekeken naar de brandveiligheid en naar de installatietechniek, want die heeft de grootste impact op de kosten.” En ook de riolering werd meegenomen, voegt Datema toe, want die was destijds slecht aangelegd en moest nu worden vernieuwd. Activ voorzag alles van een prijs. Vanwege de stijgende prijzen in de bouw en de risico’s op meerwerk bij renovatie van een bestaand gebouw, adviseerde Activ te gaan werken in een bouwteam. Dirk van Suilichem: “Dan committeren alle partijen zich aan een maximale bouwsom.” Sander Datema zegt dat de raad van toezicht van ZGAO en het Waarborgfonds daar nog wel moeite mee hadden. Zij hadden nog niet vaak met een bouwteam te maken gehad. “Maar inmiddels deed zich ook een andere partij aan die zei dat ze de klus beter en goedkoper konden doen. Wij hebben ze toen alle stukken van de werkgroep gegeven en op basis daarvan hebben ze hetzelfde plan en een nog ingrijpender alternatief doorberekend. Zo hadden we toch concurrerende partijen in de aanbesteding. Uiteindelijk bleek die andere partij veel duurder. Dus zagen wij dat we met Activ op de goede weg zaten.”
Bouwteam
Zo werd Activ gedelegeerd opdrachtgever en begon partijen te zoeken om een bouwteam te formeren, vertelt Dirk van Suilichem. “Een gebouw verbouwen terwijl de bewoners erin blijven vraagt om een nauwgezette planning en logistiek. En soms om een beetje out-of-the-box denken. Als er zware sloop- of bouwwerkzaamheden plaatsvinden, dan kunnen de bewoners van aangrenzende afdelingen bijvoorbeeld met de bus een ritje door de bollenvelden maken. Maar dan kan het werk dus niet langer dan een dag duren. Dus zochten we partijen die ervaring met dit soort klussen hadden én die bereid waren om veel en intensief te overleggen.” Er waren drie belangrijke selectiecriteria, zegt Sander Datema: communicatie, communicatie en communicatie. “Dat een aannemer bijvoorbeeld begrijpt dat ze moeten stoppen met boren als verderop iemand op sterven ligt.” Dus de werkgroep onder leiding van Activ is veel bij andere projecten op bezoek geweest en heeft gesproken met andere opdrachtgevers van de potentiële aannemers. Uiteindelijk werd een bouwteam gevormd met bouwkundig aannemer Van Wijnen Weesp, Lindeman voor de elektronische installaties, Lenting Techniek voor het loodgieterswerk en de waterinstallaties en Warmtebouw Utrecht voor de klimaatinstallaties. In maart van dit jaar werden de contracten getekend.
Regiegroep
Inmiddels wordt de bestekfase afgerond (Technisch Ontwerp). Ondertussen zijn de voorbereidende werkzaamheden gestart. Om ruimte te maken voor de eerste fase van de verbouwing worden onder leiding van Activ de kantoren verplaatst en is het dagcentrum inmiddels verhuisd. De ruimtes die zo vrij komen worden aangepakt en dan kunnen cliënten intern verhuizen. Sander Datema: “Zo ontrollen we ons ‘schuifplan’. Nu klinkt het simpel, maar het is – vanwege bijvoorbeeld brandveiligheid, geluids- en trillinghinder en logistiek – een enorme puzzel.” Er is goed nagedacht over de timing wanneer de bewoners en hun familie/mantelzorgers worden geïnformeerd. ZGAO maakte een communicatieplan dat input krijgt uit het bouwteam. ZGAO communiceert via bijeenkomsten, mails en bouwbrieven, maar er wordt ook een filmpje gemaakt hoe het schuifplan in zijn werk gaat. Ook de buurt wordt geïnformeerd. Het team dat de voorbereidingen deed is getransformeerd in een regiegroep en die stuurt onder andere de werkgroepen financiering, transformatie, bouw (het bouwteam), groepswonen en klinieken aan. “Binnen deze structuur hebben medewerkers volop de ruimte om mee te denken”, zegt Van Suilichem. “De plannen en de werkwijze worden daarom enthousiast ontvangen. De mensen voelen zich betrokken en weten exact wat ze straks krijgen.”
Evalueren en verbeteren
Architecte Marloes Faber is ondertussen met de medewerkers de ‘look and feel’ van de kleuren en materialen in de nieuwbouw aan het vaststellen. Met virtual reality-brillen bekijken zij hun kamers en woonkamers, waarbij bijvoorbeeld rekening wordt gehouden met hoe ouderen met dementie kleuren en reflectie ervaren. De uitvoeringsfase die straks start, bestaat uit zeven delen die elk drie à vier maanden gaat duren. In totaal dus zo’n twee jaar. Na elke fase kunnen de partijen evalueren en verbeteringen meteen doorvoeren. De verbouwtijd is erg kort, als je het afzet tegen de voorbereidingstijd. Daar zit ‘m juist de kracht van de werkwijze, legt Dirk van Suilichem uit. “Vroeg in het proces is de invloed op de facturen het grootst. Als je later in het proces – bijvoorbeeld in de uitvoeringsfase – nog nieuwe wensen wilt integreren, leidt dit tot kosten- en planningsoverschrijdingen. Daarom is gekozen voor een nauwkeurige en uitgebreide voorbereiding met werkgroepen onder regie van een regiegroep die de uitgangspunten bewaakt. Dit betaalt zich uit in een soepel proces en hoe medewerkers en bewoners de renovatie ervaren.”
Dit artikel delen
